Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPKD) Kabupaten Serang mengajak untuk menjaga dan mengamankan keaslian arsip yang ada di Kabupaten Serang, khususnya di setiap organisasi perangkat daerah (OPD). Mengingat, keberadaan arsip sangat penting dan akan menentukan masa depan aset.

Hal itu disampaikan Kepala DPKD Kabupaten Serang, Aber Nurhadi, di sela Sosialisasi Digitalisasi, Autentikasi Arsip Statis, dan Arsip Hasil Alih Media Tahun 2024 bertemakan 'Arsip Hilang Aset Melayang' di Aula Tb Suwandi pada Senin, 4 November 2024.  

"(Sosialisasi) Ini sengaja kita lakukan untuk bagaimana mengamankan arsip-arsip yang ada di Kabupaten Serang, khususnya di OPD-nya masing-masing, agar keaslian arsip ini tidak pudar apalagi hilang," ujarnya.

Karena perlu disadari, kata Aber, bahwa umumnya orang Indonesia, khususnya orang Serang, kadang-kadang menganggap arsip sepele. "Padahal arsip ini sangat penting dan akan menentukan masa depan aset kita," ucapnya.
 

Aber mencontohkan, jika arsip keaslian misalnya hilang, jika terjadi perkara, maka tidak mempunyai dasar data yang otomatis berdampak tidak mempunyai data kepemilikan secara sah atau yuridis formal sehingga tidak bisa mempertahankan aset yang diklaim. "Oleh karena itu, diharapkan ke depan arsip-arsip ini tidak hilang dan terjaga keutuhannya," katanya.
 

Adapun tujuan Sosialisasi Digitalisasi, Autentikasi Arsip Statis, dan Arsip Hasil Alih Media Tahun 2024, sebut Aber, pertama menjamin ketersediaan arsip. Sebab, jika diminta evident dalam penilaian dari MenPAN RB, misalnya dalam rangka Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik atau SPBE, banyak kekurangan dari segi evident. "Oleh karena itu, pastikan setiap OPD itu punya ketersediaan arsip yang sesuai dengan kegiatannya masing-masing," ujarnya.
 

Selanjutnya yang kedua, kata Aber, meningkatkan kualitas pelayanan publik. Jadi, kualitas pelayanan publik kepada masyarakat karena ke depan orientasi arsip itu bukan hanya mengurusi masalah-masalah berkas, tetapi harus bagaimana arsip ini bisa dirasakan dan bisa bermanfaat bagi masyarakat. 

"Maka, kita harus menyentuh sampai kepada arsip keluarga, arsip pribadi ini untuk melayani, termasuk kita ke depan harus bisa melayani kebutuhan-kebutuhan masyarakat tentang informasi masa lalu, ini yang sedang kita rintis sekarang," paparnya.

Aber kembali mencontohkan, misal di masa mendatang anak cucu mungkin tidak tahu jika Kota Cilegon berasal dari pemekaran Kabupaten Serang atau Kota Serang pemisahan dari Kabupaten Serang. "Dengan demikian, jika tidak ada arsip itu, nanti anak cucu kita tahunya dari mana, maka arsip pemisahan daerah ini penting sekali dipertahankan dan perlu ada," ungkapnya.

Kemudian yang ketiga, sambung Aber, selain autentik dan terpercaya, dalam penyediaan kearsipan harus utuh serta menjaga kelengkapannya. "Artinya, dari mulai A sampai dengan Z-nya itu harus ada, dari mulai perjanjian pemekaran Kota Cilegon dari Kabupaten Serang itu harusnya tersedia," katanya.
 

Contoh lainnya, tambah Aber, Satu Dasawarsa Bupati Serang Ratu Tatu Chasanah, apakah adanya dokumen-dokumen baik saat pidato Bupati Serang pada forum-forum resmi seperti rapat paripurna DPRD atau misalnya sambutan di daerah-daerah yang sedang berkunjung ke masyarakat. Maka, arsip tersebut seharusnya tersedia sehingga nanti dibukukan agar generasi mendatang bisa membaca sejarah Bupati Serang Ratu Tatu Chasanah seperti ini arahnya atau bupati sebelumnya seperti ini. 

"Ini yang sedang kita rintis bagaimana ke depan kita punya hal ini atau risalah persidangan DPRD selama lima tahun kemarin, selama 10 tahun kemarin, atau lima tahun ke depan itu harusnya ada sehingga ada dokumen yang bisa dipelajari oleh anak cucu kita," tuturnya.

Sekadar diketahui, peserta yang mengikuti Sosialisasi Digitalisasi, Autentikasi Arsip Statis, dan Arsip Hasil Alih Media Tahun 2024 berasal dari perwakilan 29 OPD, kecamatan masing-masing 2 orang. Sedangkan sebagai narsumber DPKD menghadirkan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Banten. ”Mudah-mudahan para narasumber bisa memberikan arahan-arahan kepada peserta untuk bagaimana meningkatkan tata kelola kearsipan dengan baik,”urai Aber.

Penulis: Arif Soleh